系统的体系结构将采用Client/Server模式，Client/Server是当今计算机界发展最迅速的技术，在整个九十年代以及以后的岁月里，它不仅将全面普及且将重新定义人们的计算方式和生产应用程序的方式，传统的计算机程序运行在单一的机器上，应用程序要么是大型主机程序即所有的计算完全集中在中央大型机上完成。要么是独立的应用程序即所有处理过程发生在一台大计算机或者一台工作站上。然而Client/Server应用程序是完全不一样的。因为它们同时既运行在客户机上又运行在服务器上，它们将独立（Stand-alone）技术的精华和大型主机的精华融合在一起形成一个紧密无缝的环境。Client/Server模式将一个应用分为两个部分：前端（客户端）和后端（服务器）。一般来说，客户机向服务器发出请求为其完成一部分工作，服务器则处理客户机请求返回结果。
本系统将由一台Sun Server 4000工作站作为后端服务器，上面将运行数据库管理系统及群件产品Lotus Notes Server，前端应用系统则通过计算机网络访问后台服务器，发出请求，服务器在处理完成后将结果返回给前端客户。
整个系统的体系结构如下：
三、应用系统设计
办公自动化系统将包括以下几个部分：文字处理、电子邮件服务、公司管理系统、档案管理系统、数据处理系统及电子会议系统。
下面将对每个子系统作详细的描述：
3.1 文字处理
使用Microsoft公司的MS Office系列软件，对各类办公文件、公司文档进行录入、修改、排版等处理，同时可以和Lotus Note结合使用，可实现公文流转、公文传阅等功能，真正实现无纸化办公。
3.2 电子邮件服务
用于员工与员工之间的信件服务，在本系统中，利用Lotus Notes强大的邮件功能，可将此系统与公司管理系统的其它模块的有机地结合在一起，真正实现全公司的工作协同，可以很大的提高办事的效率。
3.3 档案管理系统
本系统是一个档案资料的综合维护管理系统，应用系统在客户端初步划分为三个子系统，它们各自的功能相互间关系如下所示：
从上图可以看出所有的客户端子系统均对档案的目录信息和全文信息从各个不同的角度进行操作和维护，相互间以公用的数据信息作为沟通的渠道。这种工作方式可以提供快速的、全面的响应，并保证了数据的完整性与一致性，大大提高了档案日常管理的效率。
下面将对各子系统进行较细致的描述。
3.3.1 目录信息录入/维护
该子系统为整个系统中数据框架提供具体的目录信息资源，以档案管理工作流程为基础，将目录信息的维护管理划分为文件级和案卷级两个管理层次。录入/维护界面的设计面向录入员，以简洁、直观、友好为目标，同时支持扫描输入的功能。
针对所录入的信息，可以以任意条件进行统计工作并制作相应输出报表，作为档案日常管理的资料，提供外部函数接口，以便今后主题词自动索引功能模块的接入使用。
目录数据以二维表格的形式存贮，且对其中某些常用域建立索引以保证系统检索点的查询效率不随目录信息骤增而明显下降。
目录数据的准确性包含了两方面的内容：录入的准确性和所存储数据的合法性。录入准确性由工作流中的数据冗余来完成，可通过录入工作过程设计进行保证。如通过设计校验码，以保证代码输入的准确性。存储数据的合法性又可细分为语法合法性和语义合法性，其中，语法的合法性由客户端开发工具和数据库系统本身所带的类型、值域等检测完成；而语义的合法性则根据用户制定的规则对录入数据进行合法性检查(如：年份是否在有效范围内等等)。另外，对于目录数据中多媒体全文数据的存在性也可做出检查。
3.3.2 档案实体信息数字化的制作和维护
该子系统提供了一个多媒体制作的综合环境，允许对各种类型媒体介质的档案进行数字化操作。针对不同媒体介质的特点，我们采用相应的工具进行制作，同时可进行调节控制，对数字化后的媒体信息进行修补、编辑、组按、合成等操作，充分利用现代化的电子技术对档案资料进行全面的管理。
在提供一整套制作环境的同时，我们配合档案工作的需要增加了相应的逆制作过程，即把已数字化的档案信息恢复到原始媒体介质上，生成档案原件高质量的副本。
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